Informationen für Mitglieder über die Datenverarbeitung
(Art. 12, 13, 14 Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO)
Die vorliegende Datenschutzordnung der TSG Blau-Gold Gießen e.V. soll die Vereinsmitglieder umfassend über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten (entsprechend Artikel 12 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren.
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 1, 2 DSGVO) seiner Mitglieder in automatisierter und nichtautomatisierter Form. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person = betroffene Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).
Vorliegend handelt es sich um folgende personenbezogene Mitgliederdaten:
1. Name und Anschrift
2. Telefonnummern sowie E-Mail-Adresse
3. Geburtsdatum
4. Geschlecht
5. Bankverbindung
Neben den bei Vereinsbeitritts erhobenen personenbezogenen Mitgliederdaten werden im Rahmen der Vereinsmitgliedschaft folgende personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet:
6. Datum des Vereinsbeitritts
7. Funktion(en) und Aufgabe(n) im Verein
8. Teamzugehörigkeit
9. Informationen zur Teilnahme an Kursen
10. Lizenzerwerb / Spielerpass
11. Teilnehmerlisten / Mannschaftsaufstellungen
12. Berichte und Ergebnisse
13. Ergebnislisten
14. Bilderveröffentlichungen
Die in (1) genannten Daten sind – mit Ausnahme von
1. Berichte und Ergebnisse
2. Ergebnislisten
3. Bilderveröffentlichungen
– Pflichtdaten; eine Person kann nur Vereinsmitglied sein, wenn sie dem Verein diese Daten zwecks rechtmäßiger Verarbeitung zur Verfügung stellt. Die Bereitstellung der übrigen Daten ist freiwillig; sie sind für die Mitgliedschaft im Verein nicht erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der freiwilligen Daten ist Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO (Verarbeitung aufgrund Einwilligung).
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der Vorstand der TSG Blau-Gold Gießen, erreichbar per E-Mail unter post@tanz-giessen.de.
E-Mail: datenschutz@tanz-giessen.de
Die personenbezogenen Daten der Mitglieder werden ausschließlich zur Erfüllung der in der Satzung genannten Zwecke und Aufgaben des Vereins verarbeitet, insbesondere zur Mitgliederverwaltung (einschließlich des Beitragseinzugs), Verwaltung der Kurse, Förderung des Sports und zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins sowie bei Bedarf Lizenzerteilung durch Fachverbände. In diesem Zusammenhang werden die Daten Vorstandsmitgliedern und sonstigen Vereinsmitgliedern soweit zur Kenntnis gegeben, wie es deren Funktion und Aufgaben im Verein erfordern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses). Sofern sich die Datenverarbeitung auf andere Rechtsgrundlagen stützt, wird dies in dieser DSO an den entsprechenden Stellen erwähnt.
Als Mitglied des Landessportbundes Hessen e.V. übermittelt der Verein folgende personenbezogene Daten an diesen: Kontaktdaten des Vereinsvorstandes und von Funktionsträgern.
Als Mitglied des Deutscher Tanzsportverband e.V. übermittelt der Verein folgende personenbezogene Daten an diesen: Kontaktdaten des Vereinsvorstandes und von Funktionsträgern, Kontaktdaten, Geburtsdatum und Geschlecht von Mitgliedern und Informationen zur Turnierteilnahme, Informationen von Mitgliedern zu ID-Karten, Startbüchern und Lizenzen sowie Informationen zur Teilnahme von Fortbildungen und Lehrgängen.
Als Mitglied des Landesportbundes und des Deutschen Tanzverbands ist der Verein verpflichtet, seine aktiven Mitglieder an den übergeordneten Kreisverband jeweils mit Stichtag 01.01. des Kalenderjahres zu melden. Im Rahmen dieser Meldung werden das Geschlecht und der Geburtsjahrgang als statistische Daten in anonymisierter Form an die Sportverbände, wie z.B. an den Landessportbundes Hessen e.V. und den Deutschen Tanzsportverband e.V. übermittelt.
Zur digitalen Verwaltung der Teilnehmerlisten wird mit Einwilligung der Teilnehmer (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO) ein elektronisches Kursverwaltungssystem verwendet (siehe auch Abschnitt 8).
Als Mitglied folgender Fachverbände übermittelt der Verein folgende personenbezogene Daten seiner Mitglieder dorthin:
Die Übermittlung dieser Daten ist erforderlich, damit der Verein und die jeweiligen Mitglieder am Sportbetrieb, den der jeweilige Verband veranstaltet, teilnehmen können, insbesondere zur Erlangung von Spielerpässen und Lizenzen sowie Teilnahme von Fortbildungen und Lehrgängen.
Zu Beginn jeder Kursstunde müssen sich die Teilnehmer mit ihrem Vor- und Nachnamen in eine Teilnehmerliste eintragen und ihre Anwesenheit bestätigen. Aus organisatorischen Gründen lässt es sich nicht vermeiden, dass die Teilnehmer mittels der Teilnehmerliste Kenntnis von den Namen der übrigen Teilnehmer erhalten können. Zur digitalen Verwaltung der Teilnehmerlisten wird mit Einwilligung der Teilnehmer (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 a DSGVO) ein elektronisches Kursverwaltungssystem verwendet.
Im Zusammenhang mit seinen öffentlichen Veranstaltungen (z.B. Wettkämpfe, Sportfeste, Ligaspiele) darf der Verein – ohne Einwilligung der betroffenen Personen – insbesondere
aushängen, im Internet (z.B. auf seiner Homepage und bei Facebook, Twitter …) veröffentlichen sowie an Print- und Online-Zeitungen/-Medien übermitteln. Die Vorschriften der §§ 22, 23 des Kunsturhebergesetzes (KUG) zum Recht am eigenen Bild werden gewahrt.
Einzelbilder von Zuschauern werden nicht veröffentlicht/übermittelt. Soweit die Untertexte zu Fotos oder die Berichte auf bestimmte Personen hinweisen, werden dabei höchstens und soweit jeweils erforderlich Vor- und Familienname, Verein, Altersklasse sowie Funktion im Verein veröffentlicht/übermittelt. Auf Ergebnislisten erscheinen neben dem erzielten Ergebnis Vor- und Familienname sowie Verein und Altersklasse.
Die vorgenannten Regelungen dienen der Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung des Vereins, auf die er zur Verwirklichung seiner satzungsgemäßen Aufgaben angewiesen ist. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses). Hilfsweise kommt als weitere Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO in Betracht: Die Datenverarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Vereins erforderlich; die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen überwiegen demgegenüber nicht.
In sonstigen Fällen – insbesondere bei nicht öffentlichen Veranstaltungen – veröffentlicht/übermittelt der Verein Fotos, Berichte, Listen etc. nur mit Einwilligung der betroffenen Personen (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO).
Mitgliederlisten werden an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionäre und Mitglieder nur herausgegeben, soweit deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordern. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte (z.B. Minderheitenrechte, Teilnahmerechte) benötigt, werden ihm die notwendigen Daten gegen die schriftliche Verpflichtung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden und die erhaltenen Daten, sobald deren Zweck erfüllt ist, gelöscht werden.
Eine Übermittlung von Daten an ein Drittland außerhalb der EU ist nicht vorgesehen.
Die Mitgliederdaten werden spätestens zwei Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, soweit sie für die Mitgliederverwaltung und für historische Berichte und Darstellungen des Vereins nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen, vertraglichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen.
Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.
Eine Ausnahme bilden die in Abschnitt 9 genannten Daten zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit. Diese werden auf Anfrage gelöscht.
Mitglieder haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DGSVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Diese Rechte können mündlich oder in Textform (§ 126 b BGB) bei den in Abschnitt 3 genannten Verantwortlichen oder dem Datenschutzbeauftragten (siehe Abschnitt 4) geltend gemacht werden.
Soweit Einwilligungen der Mitglieder zur Verwendung ihrer Daten erforderlich sind, können diese schriftlich oder per E-Mail erteilt werden. Der Verein ist beweispflichtig dafür, dass eine Einwilligung erteilt wurde. Die Mitglieder können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann mündlich oder in Textform (§ 126 b BGB) bei den in Abschnitt 3 genannten oder dem Datenschutzbeauftragten (siehe Abschnitt 4) geltend gemacht werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
Den Mitgliedern steht das Recht zur Beschwerde über die Datenverarbeitung des Vereins bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde ist im Bundesland Hessen der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, https://datenschutz.hessen.de/.
Stand: 11.06.2020